Zakładanie firmy w Estonii, eksperckie usługi biznesowe

1. Wszystko w formie cyfrowej. Żadnych kolejek, żadnych stert papierów. Korzystając z estońskiej karty e-ID, możesz zarejestrować firmę, podpisywać umowy, a nawet składać deklaracje podatkowe — i to wszystko bez wstawania od biurka. Jak pokazuje praktyka, wielu przedsiębiorcom udaje się zarejestrować swoją spółkę w zaledwie kilka godzin.
2. Nowy biznes — łatwo i niedrogo. Aby założyć OÜ (estoński odpowiednik spółki z o.o.), nie potrzebujesz dużego kapitału. Zgodnie z prawem minimalny kapitał zakładowy przy rejestracji spółki wynosi zaledwie €0,01. W praktyce daje ci to możliwość rozpoczęcia działalności bez jakichkolwiek nakładów, a formalności finansowe odłożyć na później.
3. System podatkowy nastawiony na rozwój. To coś, co szczególnie podoba się zagranicznym przedsiębiorcom: w Estonii nie ma podatku od zysków pozostawionych w spółce. Reinwestuj dochody, rozwijaj biznes — i nic nie płać, dopóki nie zdecydujesz się wypłacić dywidendy. Właśnie dlatego Estonię często nazywa się „jurysdykcją sprzyjającą wzrostowi”.
4. Część jednolitego rynku UE. Estońska firma to europejska firma. To oznacza swobodny przepływ towarów i usług, łatwy dostęp do numeru VAT i możliwość otwarcia konta w europejskim banku lub platformie fintech. Dla wielu przedsiębiorstw to najprostsza droga wejścia na rynek europejski.
5. Przyjazny klimat biznesowy. Estonia konsekwentnie należy do krajów, w których najłatwiej prowadzić biznes. Państwo wspiera innowacje, dlatego tak wiele technologicznych startupów — w tym kilku „jednorożców” — uważa Estonię za swój dom.
6. Otwartość na międzynarodowy biznes. Do założenia firmy w Estonii nie potrzebujesz lokalnego partnera ani dyrektora. Zagraniczni właściciele mają te same prawa, co lokalni przedsiębiorcy. Wielu zarządza „firmami jednoosobowymi” zdalnie, używając wyłącznie swojej karty e-rezydenta.

Czy wiesz, że?

W Estonii firmę można założyć tak szybko, że wydaje się to prawie nierealne — rekord rejestracji spółki przez e-Residency wynosi zaledwie 15 minut i 33 sekundy. To szybciej niż zjeść obiad lub obejrzeć odcinek serialu!

Źródło: Program e-Residency Estonii

1. Zaplanuj podstawowe kwestie. Wymyśl nazwę dla swojej firmy i zdecyduj, czym będzie się zajmować. Nazwa powinna być unikalna, zapisana alfabetem łacińskim i nie może pokrywać się z już istniejącymi w rejestrze. Równocześnie wybierz główny rodzaj działalności (kod EMTAK). Jeśli planujesz kilka różnych branż, nie zaprzątaj sobie tym głowy — wskaż po prostu tę, która pasuje najlepiej.
2. Zapewnij sobie adres rejestrowy i osobę kontaktową (jeśli potrzebne). Każda spółka musi mieć adres rejestrowy w Estonii. Jeśli nie mieszkasz w Estonii, będziesz potrzebować również lokalnej osoby kontaktowej w Estonii — zazwyczaj licencjonowanego dostawcy usług. On będzie twoim oficjalnym przedstawicielem w kontaktach z władzami, odbierającym urzędową korespondencję i przekazującym ją tobie. W praktyce większość zagranicznych przedsiębiorców po prostu korzysta z usługi wirtualnego biura, która zawiera zarówno adres, jak i osobę kontaktową. (I nie, skrytka pocztowa odpada.)
3. Złóż wniosek. Gdy będziesz gotowy, wejdź na portal e-Business Register, zaloguj się za pomocą swojej karty e-rezydenta (lub estońskiej ID-karty), wypełnij wszystkie dane i podpisz dokumenty podpisem cyfrowym. Kapitał zakładowy zaczyna się już od €0,01 na udziałowca, a opłatę rejestracyjną w wysokości €265 możesz uiścić bezpośrednio na portalu. Nie chcesz robić wszystkiego online? Można dokonać rejestracji osobiście u notariusza w Estonii albo zlecić licencjonowanemu dostawcy usług zrobienie tego za ciebie na podstawie pełnomocnictwa.
4. Otrzymaj potwierdzenie. Rozpatrzenie wniosku i jego zatwierdzenie zazwyczaj następuje szybko — często w ciągu jednego dnia roboczego. Otrzymasz powiadomienie e-mailem, gdy firma zostanie zarejestrowana, i będziesz mógł od razu pobrać certyfikat rejestracyjny oraz numer rejestrowy. Od tego momentu możesz rozpoczynać działalność: otwórz rachunek bankowy (wielu e-rezydentów korzysta z rozwiązań fintech) i w razie potrzeby zarejestruj się jako płatnik VAT.

Kilka statystyk

Estoński program e-Residency to nie tylko elektroniczne ID-karty, ale też ludzie, którzy budują tu prawdziwe biznesy.

Ponad 126 500 e-rezydentów już dołączyło do społeczności, zakładając ponad 36 000 estońskich firm prowadzących działalność w różnych branżach i jurysdykcjach.

Źródło: Program e-Residency Estonii

• Minimalny kapitał zakładowy. Założenie własnej firmy nie będzie cię kosztować fortuny. W Estonii możesz zarejestrować spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ) z kapitałem zakładowym już od €0,01 — nie musisz na starcie wnosić poprzednio wymaganych €2 500. Jedno ograniczenie: dywidendy nie mogą być wypłacane, dopóki kapitał zakładowy nie zostanie uzupełniony przynajmniej do wysokości €2 500 — ale to można odłożyć do czasu, aż firma zacznie działać i przynosić zyski.

  Dowiedz się więcej o kapitale zakładowym.

• Właściciele i zarząd. Jeden założyciel, jeden członek zarządu — i to wszystko, czego potrzeba. I tak, jedna osoba może pełnić obie te funkcje. Cudzoziemcy mogą posiadać 100% estońskiej firmy i nie muszą mieszkać w Estonii, aby prowadzić swój biznes. Nie ma też wymogu wypłacania sobie pensji ani zatrudniania pracowników. To pozwala freelancerom, konsultantom i cyfrowym nomadom rozpocząć działalność przy minimalnych kosztach.

  Dowiedz się o obowiązkach i odpowiedzialności członków zarządu.

• Opodatkowanie. To jest to, co najbardziej podoba się założycielom: 0% podatku CIT od niewypłaconego zysku. Dopóki pieniądze pozostają w firmie na cele rozwojowe, podatek nie jest naliczany. Podatek od zysku płacisz dopiero przy wypłacie dywidend. Właśnie dlatego Estonię często nazywa się „jurysdykcją sprzyjającą wzrostowi”.

  Więcej o podatku dochodowym od osób prawnych w Estonii.

• Konta bankowe i płatności. Jedną z dużych zalet prowadzenia firmy w Estonii jest swoboda wyboru miejsca otwarcia konta firmowego. Możesz otworzyć konto w lokalnym banku, jeśli preferujesz tradycyjne rozwiązanie, lub skorzystać ze współczesnych usług fintech, takich jak Wise, Revolut czy Paysera. Wielu wybiera właśnie fintech, bo tam konto zakłada się szybko i można nim łatwo zarządzać z dowolnego miejsca na świecie. Tak czy inaczej, będziesz mieć wszystko, czego potrzebujesz do codziennych rozliczeń, przyjmowania płatności od klientów i opłacania podatków — i to bez przywiązywania się do jednego miejsca.

  Dowiedz się, jak otworzyć konto firmowe.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ – osaühing). To najpopularniejsza forma, zwłaszcza dla startupów i małych firm. OÜ to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, co oznacza, że twoje osobiste aktywa są chronione — odpowiadasz tylko wniesionym kapitałem zakładowym. OÜ może założyć jedna osoba, a minimalny kapitał zakładowy wynosi teraz zaledwie €0,01 na udziałowca (zniesiono dawny wymóg €2 500). Dzięki temu OÜ idealnie nadaje się dla e-rezydentów i zagranicznych przedsiębiorców. Większość nowych firm w Estonii, zwłaszcza założonych przez międzynarodowych przedsiębiorców, rejestruje się właśnie jako OÜ.

  Więcej o estońskich spółkach z o.o..

• Spółka akcyjna (AS – aktsiaselts). Ta forma jest przeznaczona dla większych firm, które planują pozyskać kapitał od wielu akcjonariuszy lub wejść na giełdę. Minimalny kapitał zakładowy to €25 000, a oprócz zarządu AS musi mieć radę nadzorczą składającą się z co najmniej trzech członków. Akcje AS mogą być notowane publicznie, w przeciwieństwie do udziałów OÜ. Dla większości małych i średnich firm wymagania są zbyt uciążliwe, więc zaczynają jako OÜ. Jeśli biznes się rozwinie i zechcesz pozyskać inwestorów, zawsze możesz przekształcić OÜ w AS.
• Spółki osobowe (TÜ – spółka jawna, UÜ – spółka komandytowa). Te formy są używane znacznie rzadziej, zwłaszcza przez obcokrajowców. W spółce jawnej wszyscy wspólnicy ponoszą nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania. W spółce komandytowej przynajmniej jeden komplementariusz ponosi nieograniczoną odpowiedzialność i zarządza biznesem, podczas gdy pozostali odpowiadają tylko wniesionym wkładem. Te struktury nie wymagają dużego kapitału, ale z powodu osobistego ryzyka większość przedsiębiorców woli formę OÜ.

  Więcej o spółkach osobowych.

• Przedsiębiorca indywidualny (FIE). Nie jest to forma prawna spółki, lecz status osoby samozatrudnionej. FIE działa pod własnym imieniem i osobiście odpowiada za długi i zobowiązania. Taki status jest dostępny tylko dla osób mieszkających w Estonii i rejestruje się go w Rejestrze Handlowym. Lokalni freelancerzy czasem wybierają tę formę, ale nie nadaje się ona dla e-rezydentów ani nierezydentów.
• Organizacja non-profit (MTÜ). Takie niedochodowe stowarzyszenie tworzy się dla celów społecznych, kulturalnych lub dobroczynnych. Ten podmiot prawny nie ma udziałowców, zamiast tego ma członków, a zysk musi być przeznaczany wyłącznie na cele niekomercyjne.

  Więcej o zakładaniu organizacji non-profit w Estonii.

• Podatek od zysków. Zysk firmy nie jest opodatkowany, dopóki nie wypłacasz go z przedsiębiorstwa. To znaczy, że dopóki pieniądze są reinwestowane lub pozostają w spółce — podatek wynosi 0%. Płacisz go dopiero przy wypłacie dywidendy. Obecnie podatek od wypłaconych zysków wynosi 20%, a w 2025 roku wzrośnie do 22%. Zazwyczaj od dywidend wypłacanych nierezydentom nie pobiera się podatku u źródła, co ułatwia życie zagranicznym właścicielom. Przykład: jeśli twoje OÜ osiągnęło €50 000 zysku i przeznaczyłeś go na rozwój firmy, zapłacisz €0 podatku.
• VAT. Standardowa stawka VAT to 22%, a w połowie 2025 roku wzrośnie do 24%. Musisz zarejestrować się jako płatnik VAT, gdy twój roczny obrót przekroczy €40 000. Rejestracja i składanie deklaracji odbywają się w pełni online. Jeśli utrzymujesz się poniżej progu, możesz na razie nie zaprzątać sobie głowy VAT-em, dopóki obroty twojego biznesu nie wzrosną.
• Podatki od dochodów i płac. Wynagrodzenia opodatkowane są według stałej stawki 20% (22% od 2025 roku). Pracodawca płaci także 33% składki na ubezpieczenie społeczne od kwoty wynagrodzenia, plus niewielkie składki na ubezpieczenie od bezrobocia (~0,8% po stronie pracodawcy i 1,6% po stronie pracownika). Dywidendy nie są objęte podatkiem społecznym, więc założyciele czasami łączą pensję i dywidendy w celach optymalizacyjnych — ale to wymaga starannego planowania.
• Sprawozdawczość i administracja. W Estonii rozliczenia podatkowe realizowane są cyfrowo. Około 98% deklaracji jest składanych online przez portal Urzędu Podatkowo-Celnego. Większość danych uzupełnia się automatycznie, a dla firm główne obowiązki podatkowe pojawiają się dopiero przy podziale zysku. Nie ma rocznej deklaracji podatku dochodowego od osób prawnych, jak w wielu krajach, ale należy prowadzić właściwą księgowość i składać roczne sprawozdanie finansowe do Rejestru Handlowego.

• Mamy ogromne doświadczenie. Ponad 10 lat działalności i zarejestrowanych ponad 3000 firm sprawiły, że spotkaliśmy się praktycznie z każdym przypadkiem i sytuacją. Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem, czy założycielem startupu, znamy wszystkie niuanse i przewidujemy potencjalne pułapki.
• Wszystkie usługi w jednym miejscu. Zamiast szukać różnych dostawców do rejestracji firmy, usług prawnych, księgowości czy konsultacji podatkowych, wszystko otrzymujesz u nas. Jeden partner, jeden punkt kontaktu — żadnej bieganiny.
• Znamy wszystkie przepisy. Estońskie ustawy i wymagania podatkowe się zmieniają, a my uważnie to śledzimy. Naszym zadaniem jest zagwarantować, że twoja firma zawsze w pełni spełnia wymogi, podczas gdy ty koncentrujesz się na jej rozwoju.
• Ludzkie podejście. Twój biznes to dla nas nie tylko teczka z dokumentami. Słuchamy, dostosowujemy się i doradzamy, bazując na twojej sytuacji. Wielu klientów zostaje z nami na długie lata, ponieważ wiedzą, że naprawdę zależy nam na ich sukcesie.
• Więcej działania, mniej zachodu. Bierzemy na siebie całą rutynę: przygotowanie dokumentów, wizyty u notariusza, uzyskanie numeru VAT, coroczne raporty — i wiele więcej. Ty zaś zyskujesz najcenniejszy zasób — czas, by rozwijać produkt, usługę lub pracować z klientami.

“

Naszą misją jest twój sukces

Kiedy tworzyłem Eesti Firma, mój cel był prosty: ułatwić życie przedsiębiorcom. Z czasem zebraliśmy doświadczony zespół, który zna estoński system od podszewki. Bierzemy na siebie wszystkie formalności, ty skupiasz się na rozwoju, a jeśli wydarzy się coś nieprzewidzianego — będziemy obok, by ci pomóc.

Właśnie to rozumiemy przez prawdziwe partnerstwo.

– Ilja Nikiforov, dyrektor generalny Eesti Firma OÜ